Combien de temps conserver ses documents comptables en Suisse

Tes factures de 2020 sont dans un dossier Drive, bien rangées par année. Pose-toi une question simple : serais-tu capable de prouver aujourd'hui qu'aucune d'entre elles n'a été modifiée depuis ?

Si la réponse est non, ton archivage ne remplit probablement pas les conditions du droit suisse. Et le problème n'est pas que tes documents soient dans le cloud, contrairement à ce qu'on entend souvent. Il est ailleurs, et il est plus précis que ça.

Dix ans, à compter de la fin de l'exercice

L'article 958f du Code des obligations est court et sans ambiguïté :

Le détail qui compte est dans la deuxième phrase. Le délai part de la clôture de l'exercice, pas de la date du document. Une facture de janvier 2026, dans un exercice clos au 31 décembre 2026, se conserve jusqu'au 31 décembre 2036 : presque onze ans, pas dix.

Qui est concerné ? Selon l'art. 957 CO, toutes les personnes morales (Sàrl, SA, associations inscrites au registre du commerce), ainsi que les entreprises individuelles et sociétés de personnes ayant réalisé plus de 500 000 francs de chiffre d'affaires lors du dernier exercice. En dessous de ce seuil, la comptabilité se limite aux recettes, aux dépenses et au patrimoine, mais l'obligation de conservation demeure.

Certaines pièces se gardent plus longtemps :

Le papier n'est pas obligatoire

Beaucoup de dirigeants gardent des classeurs par précaution, persuadés que l'original papier reste la seule preuve valable. Ce n'est pas ce que dit la loi.

L'art. 958f al. 3 CO autorise la conservation « sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente », à deux conditions : que le lien avec les transactions concernées soit garanti, et que la lecture reste possible en toutes circonstances.

Numériser ses factures fournisseurs puis détruire les originaux est donc parfaitement admis. L'Administration fédérale des contributions le confirme explicitement dans son Info TVA 16, avec un exemple à l'appui : une société qui scanne ses factures à réception, contrôle leur exactitude de manière documentée, les relie aux écritures comptables, puis détruit les originaux papier.

Mais cette même Info TVA 16 pose une condition que presque personne ne lit jusqu'au bout. Les documents conservés uniquement sous forme électronique ont la même force probante que le papier « dans la mesure où toutes les exigences de l'Olico sont remplies ». C'est là que se joue l'essentiel.

Modifiable ou non modifiable : la distinction qui décide de tout

L'OLICO, l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (RS 221.431), classe les supports en deux catégories à son article 9. Le régime n'est pas le même.

La définition du support modifiable, à l'art. 9 al. 2, mérite d'être lue mot pour mot : sont réputés modifiables les supports « qui peuvent être modifiés ou effacés sans que l'opération soit détectable sur le support de données lui-même ». L'ordonnance cite nommément les disques durs et les SSD.

Or c'est exactement ce sur quoi tourne un Drive, un NAS ou n'importe quel serveur de fichiers. Ton archivage est donc, au sens de l'ordonnance, sur support modifiable. Ce n'est pas disqualifiant en soi. L'art. 9 al. 1 let. b l'autorise, mais à quatre conditions cumulatives :

1. Des procédés techniques garantissent l'intégrité des informations enregistrées (l'ordonnance cite la signature électronique en exemple).
2. Le moment de l'enregistrement peut être prouvé sans possibilité de falsification, par exemple par un système d'horodatage.
3. Les autres prescriptions applicables au procédé utilisé sont respectées.
4. Les procédures et modes d'utilisation sont consignés, et les informations nécessaires (protocoles, journaux de connexion) sont elles-mêmes conservées.

Pourquoi un dossier Drive ne suffit pas

Reprenons ces quatre conditions sur un dossier partagé ordinaire, celui que possèdent la plupart des PME romandes.

L'intégrité. Un PDF peut être remplacé par un autre du même nom. L'historique de versions existe chez la plupart des fournisseurs, mais c'est une commodité du service, pas une preuve opposable : sa profondeur est limitée dans le temps, et il s'efface avec le fichier lorsque quelqu'un dispose des droits suffisants. Un administrateur peut toujours faire disparaître l'opération.

L'horodatage. La date de modification affichée est une métadonnée attachée au fichier. Elle suit le fichier, elle ne le scelle pas. Ce n'est pas un horodatage infalsifiable au sens du chiffre 2.

Les procédures consignées. L'art. 4 OLICO exige des instructions de travail décrivant l'organisation, les compétences et l'infrastructure utilisées, conservées aussi longtemps que les livres qu'elles ont servi à établir. Dans la pratique, ce document n'existe presque jamais.

Un dossier Drive échoue donc sur trois des quatre conditions. Et l'art. 3 OLICO, qui pose l'exigence d'intégrité, est formulé de manière à ne laisser aucune marge : le mode de conservation doit garantir que les pièces « ne puissent être modifiées sans que la modification soit apparente ».

Ce qui pose problème n'est donc pas le cloud. C'est l'absence de couche de preuve par-dessus le stockage. La nuance est importante, parce qu'elle indique aussi la solution : il ne s'agit pas de rapatrier ses fichiers sur un disque au bureau, ce qui ne réglerait rien, mais d'ajouter ce que le stockage seul n'apporte pas.

La question à poser à ton comptable actuel tient en une phrase : comment prouvez-vous que mes pièces de 2020 n'ont pas été modifiées depuis ? Si la réponse évoque un mot de passe, des sauvegardes ou un serveur sécurisé, elle répond à une autre question. La confidentialité et la disponibilité ne sont pas l'intégrité.

Les trois exigences que personne n'anticipe

Au-delà de l'intégrité, l'OLICO impose trois obligations rarement traitées.

La disponibilité, art. 6. Jusqu'à la fin du délai, toute personne autorisée doit pouvoir consulter et vérifier les livres en tout temps et dans un délai raisonnable. L'alinéa 3 va plus loin : sur demande, il faut pouvoir rendre les livres lisibles sans instrument auxiliaire.

La journalisation des accès, art. 8. Les informations doivent être inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Surtout, « les consultations et les accès sont enregistrés », et ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les données elles-mêmes. Autrement dit, le journal des accès se garde dix ans lui aussi.

Le contrôle et la migration, art. 10. L'intégrité et la lisibilité des supports doivent être contrôlées régulièrement. Changer de format ou de support est autorisé, à condition que les informations restent complètes et exactes et que la lisibilité continue de satisfaire aux exigences légales. Chaque transfert doit faire l'objet d'un procès-verbal, conservé avec les informations.

Ce dernier point recoupe une exigence de l'art. 958f al. 3 CO que la pratique néglige : la lecture doit rester possible en toutes circonstances. Un export dans le format propriétaire d'un logiciel comptable coche la case aujourd'hui. Il ne la cochera pas nécessairement en 2036, si l'éditeur a disparu ou changé de format. Le PDF/A et les formats ouverts existent pour cette raison.

Le cas particulier du rapport de gestion

L'art. 958f al. 2 CO se distingue du reste : « Un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision sont conservés. »

La lettre du texte demande donc un exemplaire papier signé. La doctrine récente admet néanmoins l'équivalent électronique, à condition qu'il porte une signature électronique qualifiée : selon l'art. 14 al. 2bis CO, la signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié est assimilée à la signature manuscrite.

En pratique, le conseil raisonnable reste d'imprimer et de signer un exemplaire par exercice. Cela coûte une impression par an et supprime toute discussion.

Ce qui se passe si vous ne pouvez pas produire

Il n'est pas utile de dramatiser, et la réalité est moins spectaculaire qu'une sanction pénale. Le coût est probatoire, et il tombe au plus mauvais moment : pendant un contrôle.

En procédure, le principe est celui de la libre appréciation des preuves (art. 81 al. 3 LTVA). L'Info TVA 16 en tire la conséquence directe : l'assujetti « supporte les conséquences de l'absence de preuve pour les éléments pouvant supprimer ou réduire l'impôt dû ». Traduit dans le concret : c'est toi qui dois prouver les charges qui réduisent ton impôt, et pas l'administration qui doit prouver qu'elles n'existent pas.

Si les documents font défaut ou sont incomplets, l'art. 79 LTVA autorise l'AFC à procéder à une taxation par voie d'estimation, dans les limites de son pouvoir d'appréciation.

Et un dernier point, le plus sous-estimé, posé par l'Info TVA 16 : « Les risques liés à la destruction du support d'information d'origine sont assumés par l'entreprise. » Si tu as numérisé puis détruit tes originaux papier, et que ton archive électronique ne remplit pas les conditions de l'OLICO, tu n'as plus ni l'un ni l'autre.

Cinq questions pour situer ton entreprise

1. Peux-tu démontrer qu'une pièce archivée il y a trois ans est identique à celle qui a été enregistrée à l'époque ?
2. Existe-t-il un horodatage de l'enregistrement que personne ne puisse modifier après coup, y compris un administrateur ?
3. Tes procédures d'archivage sont-elles écrites quelque part, et conservées aussi longtemps que les pièces ?
4. Les accès à tes archives sont-ils journalisés, et ces journaux conservés ?
5. Tes fichiers seront-ils lisibles dans dix ans avec des outils courants ?

Une réponse négative ne signifie pas que tu es en infraction demain matin. Elle signifie qu'en cas de contrôle, la charge de la preuve joue contre toi.

Ce que fait Klear Conseils

La conservation repose chez nous sur deux couches distinctes, parce qu'elles répondent à deux besoins différents.

La copie vivante reste là où tu travailles : ton logiciel comptable et ton espace documentaire, consultables et modifiables au quotidien. C'est ce dont tu as besoin dans l'année.

Par-dessus, une couche d'archivage inaltérable, qui est celle qui répond à l'obligation de conservation. Chaque instantané est chiffré (AES-256-GCM), empreinté en SHA-256, puis écrit sur un stockage objet avec un verrou de rétention en mode « compliance » d'une durée de dix ans. Ce mode a une caractéristique qui fait toute la différence : ni le client, ni nous, ni un administrateur ne peuvent modifier ou supprimer un objet avant son échéance. Une archive que nous pourrions effacer ne prouverait pas grand-chose.

S'y ajoute une attestation d'archivage par exercice, qui reprend le périmètre archivé, le nombre de pièces, l'empreinte SHA-256 du jeu et la date jusqu'à laquelle la rétention est verrouillée. C'est le document à produire en cas de contrôle, et il se rattache à l'art. 958f CO.

Sur la localisation, autant être précis, parce que le sujet revient souvent : cette couche d'archivage inaltérable est hébergée dans l'Union européenne. Ni l'art. 958f CO ni l'OLICO ne posent de condition de lieu. Les critères de l'ordonnance sont l'intégrité, la disponibilité et la lisibilité, pas la géographie. Un archivage suisse qui ne remplirait aucune des quatre conditions de l'art. 9 al. 1 let. b serait non conforme, et un archivage européen qui les remplit toutes est conforme.

Pour aller plus loin

Le choix du logiciel comptable conditionne une partie de ces questions, en particulier la lisibilité à long terme des exports. La conservation se joue aussi au moment de la clôture, quand les pièces de l'exercice sont figées.

Si tu veux savoir où en est ton entreprise, le plus simple est de nous transmettre la manière dont tes pièces sont archivées aujourd'hui. Nous te dirons franchement ce qui tient et ce qui ne tient pas, y compris si la réponse est que ton dispositif actuel convient.

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