Tenir sa comptabilité : Pourquoi Excel est ton pire ennemi (et ce que la loi exige vraiment)
- Edouard Mégevand
- 15 avr. 2025
- 3 min de lecture
Au-delà de 500'000 CHF de chiffre d'affaires, la loi impose des règles strictes. Mais même pour les plus petits, le "bricolage" sur tableur (Excel, LibreOffice, etc) expose à des risques importants de rejet de comptabilité. Comprends les principes d'intégrité et de traçabilité pour blinder ton dossier.
C'est le soir, tu viens de finir ta journée de travail et tu t'asseois pour mettre à jour tes comptes. Tu ouvres ton fichier Excel habituel, tu y inscris tes recettes, tes dépenses, et tu te dis que cela suffit amplement. Après tout, les chiffres sont justes, non ? Pourtant, une petite voix t'inquiète. Tu as entendu parler de collègues entrepreneurs qui ont vécu un enfer lors d'un contrôle fiscal ou TVA. On leur a reproché de pouvoir modifier leurs chiffres "a posteriori" ou d'avoir des trous dans leur numérotation. Tu te demandes légitimement : est-ce que ton système artisanal tiendrait le coup face à un inspecteur pointilleux ? Risques-tu une amende ou une taxation d'office parce que tes outils sont inadaptés ?
La loi suisse fait une distinction fondamentale basée sur la taille de ton entreprise, mais elle impose à tous un socle commun de rigueur souvent méconnu.
La distinction des 500'000 francs (et le piège de la forme juridique) : Le Code des Obligations (CO) fixe une limite claire.
Si tu es en Raison Individuelle (ou SNC) et que ton chiffre d'affaires est inférieur à 500'000 CHF, tu bénéficies d'un allègement. Tu peux te contenter d'une comptabilité des recettes, des dépenses et du patrimoine (le fameux « carnet du lait »).
En revanche, dès que tu franchis ce seuil, ou si tu as créé une personne morale (SA ou Sàrl) quel que soit ton chiffre d'affaires, tu bascules dans l'obligation de tenir une comptabilité commerciale complète. Cela implique un bilan, un compte de résultat et une annexe, établis selon les normes strictes (Art. 957 CO).
Le piège de l'inaltérabilité (Pourquoi le fisc déteste Excel) : C'est ici que le bât blesse. Que tu sois en comptabilité simplifiée ou complète, la loi impose le respect des principes de régularité. Le problème majeur d'Excel est qu'il est modifiable sans laisser de trace. Tu peux changer un montant dans une cellule, sauvegarder, et l'ancienne version disparaît à jamais. Or, l'Olico (Ordonnance sur les livres de comptes) exige que les corrections soient visibles et que l'intégrité des données soit garantie. Si l'administration fiscale soupçonne que tes fichiers ont pu être manipulés, elle peut rejeter l'intégralité de ta comptabilité. Elle procédera alors à une "taxation d'office" (une estimation de ton bénéfice souvent bien supérieure à la réalité), sur laquelle tu paieras impôts et pénalités.
La pièce comptable : le nerf de la guerre : Le principe "pas d'écriture sans pièce justificative" est absolu. Si tu perds le lien entre ta ligne Excel et la facture originale, ta comptabilité ne vaut rien aux yeux de la loi. Rappelle-toi que tu dois conserver ces pièces et les livres pendant 10 ans.
L'avis de Klear Conseils :
Arrête de voir la comptabilité comme une contrainte administrative, vois-la comme ton assurance-vie juridique. Notre recommandation est ferme : abandonne Excel pour la tenue de tes comptes, même si tu es une petite structure.
"Mais un logiciel, ça coûte cher..." Faux calcul. Beaucoup d'entrepreneurs hésitent à payer 30 ou 60 CHF par mois pour un logiciel (type Bexio, Winbiz, Klara, etc.). Mais calcule le coût de ton temps. Sur Excel, saisir manuellement tes mouvements bancaires, pointer les factures et vérifier les formules te prend peut-être 3 heures par mois. À ton tarif horaire, cela coûte bien plus que l'abonnement mensuel d'un outil qui automatise la moitié de ce travail en se connectant à ton e-banking. Le logiciel ne te coûte pas de l'argent, il libère du temps facturable et t'offre la tranquillité d'esprit : une fois une écriture validée, elle est tracée, prouvant ta bonne foi en cas de contrôle.
Ton système comptable actuel résisterait-il à un contrôle demain matin ? Si tu as un doute, c'est qu'il est temps de changer. Nous pouvons t'aider à migrer tes données Excel vers une solution professionnelle, sécurisée et conforme aux normes suisses. Contacte-nous pour une démonstration d'outils qui te feront gagner du temps et de la sérénité.
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